Miten arkistoitte ja käsittelette sähköisiä kuitteja kirjanpidossa ja veroilmoituksessa?  Esim. tallennus viennin tositenumerolla PDF-muodossa vaikkapa <maksupäivämäärä VVKKPV>_<tositenumero>_<kauppaliikkeen nimi> tms. ja varmuuskopiointi johonkin pilvipalveluun vaikka neljännesvuosittain.
Tuumailin, jos olisi aika siirtää mapit historiaan.

Miettinyt samaa oman maatalouden osalta. Yhden pienen yrityksen laskut/laskutuksen hoidan niin siellä mulla on ihan vuosi/kuukausi-kansio rakenne ja kuukausi kansiossa sitten pdf:t <eräpäivä/maksupäivä>_<laskuttaja>. laskutukset sitten <eräpäivä>_<viitenro>_<asiakas>

Kirjanpitäjä eri paikkakunnalla niin kuun  vaihteen jälkeen kansio zippiin ja kirjanpitäjälle. Sen vuoksi alunperin tuli tämä pdf kuvio kun hommat siirtyi mulle.
Tosin lopputulos on kuitenkin mappi kun kirjanpitäjä tulostelee ne sitten

Nuo on sitten google drive kansiossa ja sitten joka sunnuntai muutokset menee backuppiin. Tästä tulikin mieleen että pitäisi varmaan taas tehdä yksi iso backuppi (ja varmistaa että ne edes toimii)

niiiinpä.   JOS tuon osaa ni hyä.   mut esim ite en saa mitään kuittia suorituksesta ku tietsikka ei löytä polkua tulostimelle ja siinä välisdsä sovellus hävittää laskun...   kiva!    tuosta pitäs olla joku koulutus jotta vois etes siihen vetota...

Mutta siis käytännössä, miten siirryttäisiin vähemmän paperia käyttävään toimistoon. kirjanpito tehdään itse. Saa vinkata miten. Näin tekisin, mutta vielä toistaiseksi tulostan lähes

kaiken mikä tulee sähköisessä muodossa, koska en ole keksinyt mikä olisi järkevin ja nopein tapa:

postitse tulevat laskupohjat ja käteiskuitit numeroituna kansioon, laskujen maksukuittina toimii tiliote

sähköpostitse tai muihin verkkopalveluihin tulevat laskupohjat tallennan koneelle, kuittina toimii tiliote.
Tässä ongelmana on numerointi. Jos haluan löytää laskupohjan pitää se numeroida jotenkin että sen löytää, jos tositenumero on kirjanpito-ohjelmassa ja tiliotteella. Menee tosi paljon aikaa, joten tulostan joskus koska se on nopeampaa-ei siis todellakaan vähennä paperia Sähköpostista tulevien laskujen tallennus koneelle myös aiheuttaa sen, ettei niitä ehkä muista maksaa  Eli olisiko työteknisesti järkevää tallentaa koneelle vasta kun sen maksaa-saa samalla kirjanpitoon ja numeroitua? Esimerkiksi NHK-n käyttämä apix palvelu lähettää laskun paperisena jos sitä ei avaa tietyssä ajassa sähköpostissa.

Saa siis kertoa miten itse tekee ja antaa hyviä vinkkejä.

Ja tositteita on vuosittain noin 1000kpl, eli tämän mukainen järjestelmä pitäisi kehitellä.

Mikä kirjanpito-ohjelma? Ainakin Wakassa (WakkaKuitti) saa kuvattua kauppakuitit ja ne tallennetaan tositteen liitteeksi. Samoin jos on laskun kuva kuvatiedostona (ainakjin pdf-kuva kelpaa, Windowsin pdf-tulostimella tulostamalla pdf-.tiedostoon saa minkä tahansa sähköpostin tai liitteen pdf-tiedostoksi, muutkin kuvatiedostot saattavat kelvata) niin sen saa tositteen liitteeksi. Periaatteessa kansioista ja niissä olevista papereista voisi kai luopua. 

Kauppakuitit ja muut paperitositteet, eTasku on helppo, mutta maksullinen koeajan jälkeen. Sinne voi antaa oikeudet kirjanpitäjälle, niin homma toimii ilman paperia, kassakoneliuskat voi heittää valokuvaamisen jälkeen roskiin. Ne kuitit kuvataan siis älypuhelimella, eTasku - apilla.  Samoin  monessa verkkolaskun välityspalvelussa on mahdollista ulkoistaa tositteiden katsominen kirjanpitotoimistolle, joko sivukäyttäjänä tai tositteiden vientinä kirjanpitotoimistoon.

Olen ottanut sähköisiä varmuuskopioita ostolaskuista tyylillä [laskuttaja].[laskunumero].pdf, myyntilaskuissa vain laskunumero, koska teen koontilaskuja, ei tule monta kuukaudessa.

-SS-

Oma kuvio (reilu miljoona € liikevaihto, pari yrittäjää yhtymässä ja pari työntekijää) on se että Procountor toimii kirjanpitoympäristönä jonne tulee verkkolaskuina 90% siitä joka ei kulje Valion kautta. Procountorissa sitten pari kertaa kuussa voi parissa minuutissa tarkastaa saapuneet laskut ja yleensä hyväksyä kaikki. Etaskun kautta (2 käyttäjää) menee loput tositteet ja lisäksi kirjanpitäjä käsittelee Valion ja teurastamon laput erikseen. Kirjanpitäjän kanssa yhdessä sitten katsotaan asiat vähän tarkemmin läpi kerran tai kaksi vuodessa, alvit menee tällä hetkellä 3kk välein.

Tästä tulee yhteensä 2 tonnin luokkaa kulua vuodessa. Periaatteessa halvemmallakin voisi ehkä päästä, mutta toisaalta ollaan 100% digissä ja kaikki tositteet löytyy vaikka kännykän kautta. Ja viimeistään sitten kun se liikevaihto on yli miljoonan, alkaa tajuta että turha näprääminen on kalliimpaa kuin tomivien palveluiden kuukausimaksut.

Viivästyneet maksut on hiukan ongelmalliset sikäli, että jos lisää maksusuoritukseen viivästyskoron, niin silloin summa ei täsmää kirjanpidon kanssa. Paperiversioon sai kirjoitettua käsin huomautuksen viivästyskoron lisäyksestä, PDF:äänkin pystyy melko helposti lisäämään kommentitekstiä. Mites tuo on tehtävissä pilvipalveluun viedyissä kuiteissa?

Viivästyneet maksut on hiukan ongelmalliset sikäli, että jos lisää maksusuoritukseen viivästyskoron, niin silloin summa ei täsmää kirjanpidon kanssa. Paperiversioon sai kirjoitettua käsin huomautuksen viivästyskoron lisäyksestä, PDF:äänkin pystyy melko helposti lisäämään kommentitekstiä. Mites tuo on tehtävissä pilvipalveluun viedyissä kuiteissa?

Eiköhän tuo voida tehdä halvimmissakin DIY kirjanpito-ohjelmissa poistamalla alkuperäinen lasku maksettavien listalta laittamalla se johonkin erilliseen maksettu muualla-tilaan, ja ottamalla muistutuslasku korkokuluineen uudeksi avoimeksi laskuksi, ja sitten kohdistamalla maksut siihen. Muutenkin aika pitkälti firmat ovat siirtyneet  joko erilliseen korkosakkolaskuun, tai sitten lisättyihin kululaskutuksiin seuraavalla laskulla (mm. puhelinyhtiöt, sähkötoimittaja, öljy-yhtiö).

Tositteiden käsimerkinnät ja lennossa maksetut eri summat mitä alkuperäisessä laskussa, saattavat olla hiukan sus, ainakin tilintarkastuksessa kiinnittänee huomiota

Paperilaskut, jotka ilmestyvät kolme viikkoa ylipäiväisenä kosteana paperipuurona postilaatikkoon, samassa kasassa ensimmäisen ja toisen muistutuksen kanssa, eivät ole luotettavan oloisia enää. Eli kirjepostin epävarmuus on pahentunut.

-SS-

Täytyy selvittää miten suonentiedolla Jos sielläkin saa tositteeseen liitettyä kuvan, niin mun kysymyksiin on vastaus siinä. Paitsi siihen millä muistan maksaa sähköisessä muodossa olevan laskun. Sekin ongelma korjaantunee "maksamattomat" kansiolla. Täytyy vaan jossain vaiheessa laskea paljon kuvaaminen, tallentaminen, liittäminen säätöön menee aikaa, koska mun aika on sairaan kallista. Kirjanpitohommat haluan kuitenkin pitää omissa käsissä. Tykkään hommasta, tiedän koko ajan missä mennään, voin itse tehdä analyysejä silloin kun huvittaa. Kallistahan tää on itse tehdä kun aika on rahaa, mutta eiks näissä hommissa itse pidä tehdä just sitä mistä tykkää ja urakoitsijat ym sit ne paskahommat

Monissa verkkolaskusysteemeissä on muistutuksetkin ostolaskuista. Esim. Verkkolaskut.fi - portaalin yhteenvetosivulla ylipäiväiset muuttuvat punaisiksi. Maksetut arkistoituvat, jolloin siinä yhdellä silmäyksellä näkyy, mitä pitäisi pikimmin tehdä.

Apixin laskumapissa maksettu siirtyy pois näkymästä, saa takaisin näkyviin "maksettu"  - napista. Arkistoon menevät vanhemmat laskut, ja niitä katsellaan eri ruudulta. Sähköinen laskutussysteemi vähentää semmoisia kaksi kuukautta puolirevittynä saapuneita papaerilaskuja, joiden olemassaolosta on muistuttanut lähinnä perintäkirje ja sen mukana tullut muistutusmaksu.

En kehu verkkolaskutusta sen takia, että mainostaisin jotakin erityistä tuotetta. Mutta verkkolasku on jo laissa ja asetuksissa, siirtymäaikakin oli ja meni jo, lisäksi julkisetkin toimijat, saati isommat firmat ovat siirtymässä sähköiseen laskutukseen.

Että voi sen opetella jo nyt, jossakin vaiheessa joutuu opettelemaan, vaikka ei haluaisikaan.

-SS-

Täytyy selvittää miten suonentiedolla Jos sielläkin saa tositteeseen liitettyä kuvan, niin mun kysymyksiin on vastaus siinä. Paitsi siihen millä muistan maksaa sähköisessä muodossa olevan laskun. Sekin ongelma korjaantunee "maksamattomat" kansiolla. Täytyy vaan jossain vaiheessa laskea paljon kuvaaminen, tallentaminen, liittäminen säätöön menee aikaa, koska mun aika on sairaan kallista. Kirjanpitohommat haluan kuitenkin pitää omissa käsissä. Tykkään hommasta, tiedän koko ajan missä mennään, voin itse tehdä analyysejä silloin kun huvittaa. Kallistahan tää on itse tehdä kun aika on rahaa, mutta eiks näissä hommissa itse pidä tehdä just sitä mistä tykkää ja urakoitsijat ym sit ne paskahommat

Tätä pitää peukuttaa.